Dieser Artikel beschreibt fünf Schritte zum Aufbau eines Krisenmanagements in KMU und Mittelstand für die kommenden Monate der Corona Krise.
Ein Beratungsschwerpunkt von Dr. Gänswein Consulting ist die Einführung kaufmännischer Reportings und Steuerungsinstrumente im Mittelstand. Deshalb möchte ich Unternehmern, Geschäftsführern und Führungskräften Anregungen beim Aufbau eines Krisenmanagements geben und bei Interesse meine Unterstützung anbieten. Hier und auf meiner Website erfahren Sie mehr über mich und meine Beratungsarbeit.
Existenzfragen in der Corona-Krise
Die Auswirkungen der Corona-Krise auf Mittelstand und KMU sind sehr unterschiedlich. Während vereinzelte Unternehmen Sonderschichten fahren, stehen die meisten Unternehmen vor enormen Herausforderungen.
Falls Ihr Unternehmen nicht selbst stillsteht, sind es vielleicht Kunden, Vertriebspartner oder Zulieferer. Wahrscheinlich stellen sich in der Covid19-Krise existentielle Fragen. Fragen wie diese:
- Wie stark gehen Einnahmen und Ergebnis zurück?
- In welchem Umfang sind Kurzarbeit und Einsparmaßnahmen notwendig?
- Welcher Liquiditätsbedarf besteht in den kommenden Monaten? Wann wird es eng?
- In welchem Umfang sollen Finanzhilfen gesucht werden?
- Wie wird sich die Lage in den kommenden Monaten entwickeln?
- Wie lässt sich ein Unternehmen bei dieser hohen Unsicherheit effektiv managen?
Zur Beantwortung solcher Fragen müssen Pläne überarbeitet oder erstellt werden. Zudem ändern sich Datenlage und Erwartungen von Tag zu Tag, Woche zu Woche. Dieser Zustand wird vermutlich eine Weile anhalten. Außerdem besteht die große Unsicherheit, wann der Peak der Krankheitswelle kommt und wie es danach weitergeht.
Deshalb sollten Unternehmen nicht nur an Liquiditätssicherung, Kurzarbeit oder Soforthilfen arbeiten, sondern auch Instrumente zum Management der Krise für die kommenden Monate installieren. Insbesondere sollte ein laufender Abgleich der Einnahmenerwartungen mit Kapazitätsbereitstellung und Personaleinsatzplanung erfolgen.
Kurz gesagt, ein Krisenmanagementsystem für Mittelstand und KMU ist sinnvoll.
Instrumente für effektives Krisen Management
Im Mittelpunkt steht die GuV- und Liquiditätsrechnung, da sich alle Geschäftsvorgänge in diesen Zahlenwerken widerspiegeln. Zudem spielt in kommenden Monaten das Management der Kosten und Liquidität eine zentrale Rolle.
Vorgelagert geht es darum, ein klares Bild über die möglichen Auswirkungen der Coronakrise auf die Einnahmensituation zu bekommen. Nachgelagert sollten ein rollierender Forecast implementiert und Maßnahmenkatalog vordefiniert werden. Damit können Kapazität, Personaleinsatz und Geschäftsaktivitäten kurzfristig an sich ändernde Erwartungen besser angepasst werden, als ohne Vorbereitung.
Ich empfehle fünf Schritte zum Aufbau eines solchen Krisenmanagements:
Im folgenden gebe ich Anregungen was im jeweiligen Schritt getan werden kann – analytisch durchdacht und dennoch praktikabel. Jedoch müssen diese Schritte nicht zwingend in dieser Reihenfolge bearbeitet werden. Sie deutet lediglich an, wie die Instrumente aufeinander aufbauen.
Gern stehe ich für ein unverbindliches Gespräch zur Diskussion Ihres Krisenmanagements zur Verfügung. Hier geht es direkt zur Kontaktaufnahme.
1. Schritt: Einnahmenszenarien entwickeln
Meine Empfehlung ist zwei bis drei verschiedene Szenarien aufzustellen, um die Bandbreite der Auswirkungen und Dauer einer Krise aufzuzeigen.
Ein guter Startpunkt sind Makroszenarien zum Pandemieverlauf, die in Publikumsmedien veröffentlicht werden (wie z.B. hier auf Spiegel.de am 20.3.2020 / abgerufen am 26.03.2020). Dazu kommen Einschätzungen Ihrer Verbände, in Fachmedien oder einschlägiger Beratungen Ihrer Branche. Ergänzend sollten Sie eine 360-Grad-Analyse der Schwächen und Risiken Ihres Geschäftssystems durchführen. Diese können Sie mit Hilfe eines strukturierten Fragebogens von Führungskräften und Fachleuten der verschiedenen Abteilungen einsammeln.
Aufbauend darauf können Sie die Auswirkungen auf Absatz und Umsatz Ihres Unternehmens evaluieren. Dabei lassen sich angebots- und nachfrageseitige Aspekte unterscheiden:
- Auf Nachfrageseite mag es schon zu einem Einbruch gekommen sein, z.B. weil ein Großteil der Kunden zu Hause bleibt oder sich auf Grund der Unsicherheit in Konsumzurückhaltung übt. Ähnlich kann es im B2B Bereich zu Nachfragerückgängen kommen auf Grund akuter Beschränkungen oder zeitlich nachgelagert, weil Projekte und Investitionen geschoben werden.
- Auf Angebotsseite kann es zu Engpässen kommen, z.B. weil Teile Ihres Betriebes schließen, die Lieferkette stockt oder die Distribution eingeschränkt ist. Tendenziell würde ich annehmen, dass sich angebotsseitige Engpässe besser managen lassen. Sie können alternative Zulieferer suchen, Bestände verkaufen, Angebot fokussieren oder ändern, Dienstleistungen digital erbringen, alternative Vertriebskanäle insbesondere E-Commerce vorantreiben und vieles mehr.
Diese Vorüberlegungen fließen in die Szenarioentwicklung und zugehörige Einnahmenprognose der nächsten Monate ein. Ausgangswert für diese Prognose kann eine vorhandene Monatsplanung oder auch der Vorjahresverlauf der Umsätze sein. Dabei bietet es sich an, wesentliche Kundengruppen, Vertriebskanäle oder Produktsegmente zu unterscheiden.
Eine Dokumentation der Planung und der zu Grunde liegenden Annahmen hilft bei der Marktbeobachtung in den kommenden Monaten. Darüber hinaus können die Ergebnisse für die Begründung von Finanzierungsanträgen oder Stakeholder Kommunikation genutzt werden.
Eine solche Szenarioentwicklung muss nicht zeitaufwändig sein. Eine zielgerichtete Internetrecherche, ein gut strukturierter Fragebogen und eine durchdachte Auswertung von Umsatzdaten lassen sich relativ schnell zu einem Datenpaket zusammenstellen.
2. Schritt: Kostentransparenz schaffen
Parallel zur Szenarioentwicklung können sie die Kostenbasis durchleuchten und Kostentransparenz herstellen.
Die Kostenanalyse setzt auf vorhandene Berichte und Planungen auf. Nach Zusammenstellung der Kostendaten können der Anteil der variablen und fixen Kostenbestandteile validiert, sowie die Kosten in Muss- Soll- und Kann-Kosten klassifiziert werden. Die Zuordnungen lassen sich im Gespräch mit Controlling und Kostenstellenverantwortlichen vornehmen und in einem Datensatz zusammenfassen. Mit einer gut vorbereiteten Kostendatei ist auch das pragmatisch möglich. Bei Bedarf sollten einzelne Kostenarten bis auf Konten oder Positionsebene untersucht werden, um zu einer Einschätzung zu kommen.
Ergänzend können für große Kostenpositionen beispielsweise im Bereich der Produktion bzw. Leistungserstellung oder Auftragsabwicklung die Aufwandstreiber ermittelt werden. Sofern hier Daten verfügbar sind, lässt sich damit die Planungsgrundlage für den rollierenden Forecast verbessern.
So entsteht ein transparentes Bild über die verschiedenen Kostenpositionen und deren Grad der Beeinflussbarkeit.
3. Schritt: Initialen Liquiditätsplan erstellen
Die Erstellung einer initialen GuV- und Liquiditätsplanung führt Einnahmenszenarien und Kostenanalyse zusammen. Sie ist das zentrale Element des Krisenmanagementsystems.
Die ermittelten Daten werden in einem interaktiven Berechnungsmodell, das GuV und Liquidität abbildet, zusammengefasst. Auf dieser Grundlage findet dann ein Management-Workshop statt. Die Teilnehmer ziehen gemeinsam Schlussfolgerungen und treffen Szenarioannahmen. Mit einer gut vorbereiteten Kalkulationsdatei liegen die Planungsergebnisse im Termin vor und zugehörige Annahmen lassen sich festhalten.
Aufbauend darauf kann sich die Managementrunde auf das wahrscheinlichste Szenario, ein Worst Case Szenario und das weitere Vorgehen verständigen.
4. Schritt: Forecasting installieren
Es ist davon auszugehen, dass sich Rahmenbedingungen innerhalb weniger Wochen grundlegend ändern. Die Krisenlage mag sich schneller als erwartet normalisieren oder länger als erwartet dauern. Möglicherweise kommt es zu dauerhaften Veränderungen im Wettbewerbsumfeld oder in der Kunden-Umsatzstruktur. Es kann viel geschehen.
Deshalb sollte gerade in der Krisenzeit ein rollierender Forecast aufgestellt werden. Zumindest vierwöchentlich sollte das Zahlenwerk auf den neuen Stand bezüglich der Absatz-Umsatzerwartung, Auftragslage und Kostensituation gebracht werden.
Die Ist-Entwicklung dieser Daten wird für sich genommen in der Regel nachgehalten, doch häufig kommen ein regelmäßiges Update der Erwartungen und die Zusammenfassung in einer integrierten GuV in Mittelstand und KMU zu kurz. Zur Entscheidungsfindung über Kapazitätsbereitstellung oder Personalmaßnahmen ist solch ein aktuelles und integriertes Zahlenwerk jedoch notwendig.
Der Aufbau eines solchen Forecasting-Prozesses kann innerhalb von 1-2 Monaten erfolgen. Dazu werden Datenmodell, Datenquellen und Datenerfassung definiert, Zuständigkeiten geklärt und Systeme bzw. Tools für die Datenerfassung und -auswertung erstellt. Der Anspruch liegt auf Vollständigkeit und Geschwindigkeit vor Präzision. Wichtig ist schnell alle wesentlichen Informationen zur Hand zu haben.
Neben der Bereitstellung des Reportings ist es wichtig, in dezidierten Management-Jour Fixes dieses auch zu besprechen und gemeinsam zu Schlussfolgerungen und möglicherweise Anpassungsmaßnahmen zu kommen. Zum Forecasting gehört somit nicht nur die Verteilung eines Reportings, sondern auch ein Management Jour Fixe mit einer definierten Agenda und Vorbereitung.
5. Schritt: Maßnahmenkatalog definieren
Parallel zum Aufsetzen des Forecasting-Prozesses sollten Geschäftsführung und Führungskräfte die Vorgehensweisen beim Eintreten von Planänderungen ermitteln. In der aktuellen Sondersituation liegen vermutlich keine Standardprozesse vor. Deshalb sollten kritische Entwicklungen vorab identifiziert und besprochen werden. Hierbei helfen ein paar Leitfragen:
- Was geschieht, wenn ein Großteil der Belegschaft in Kurzarbeit ist, doch die Einnahmen früher als erwartet ansteigen?
- Was passiert, wenn Einnahmen dauerhafter ausbleiben?
- Welche weiteren kritischen Fälle sind denkbar?
- Welche Aktivitäten sind in welcher Reihenfolge von wem durchzuführen?
Die wichtigsten kritischen Fälle lassen sich aufbauend auf den Einnahmenszenarien identifizieren. Ich würde pauschal von fünf bis acht Fällen ausgehen, die sich ermitteln lassen. Im Idealfall werden diese Fälle beschrieben und anhand von Kriterien definiert, dass Sie im Rahmen der Forecasting Routine erkennen, ob und wann der Fall voraussichtlich eintritt. Darauf aufbauend überlegen Sie, was jeweils zu tun ist. Sie halten in einer Maßnahmen-Checkliste fest, wer was wann zu tun hat und wann die Maßnahme greift.
Das Ergebnis ist ein speziell auf diese Krise zugeschnittener Maßnahmenkatalog mit Aktivitäten-Checklisten. Die Fallbeschreibung zeigt auf, wann Sie entscheiden und agieren müssen. Die Checklisten helfen, geordnet und zügig die geeigneten Maßnahmen umzusetzen.
Fazit
Zusammenfassend versetzen die beschriebenen Instrumente Sie in die Lage, die anstehenden Krisenmonate vorausschauend und effektiv zu managen. Meiner Erfahrung nach sind nicht alle mittelständischen Unternehmen und KMU mit solchen Instrumenten ausgestattet. Doch im Jahr 2020 geht geht es um Existenzsicherung. Deshalb ist möglicherweise jetzt der Zeitpunkt gekommen, ein solches Steuerungssystem aufzusetzen.
Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute für die anstehenden Herausforderungen.
Bleiben Sie, Ihre Mitarbeiter und Angehörigen gesund!
Wie kann ich Ihnen helfen?
In der Krise sollten Sie wertvolle Zeit nicht auf Definition von Planungen oder Prozessen verwenden, sondern auf das Management der Herausforderungen. Deshalb kann externe Unterstützung beim Aufbau eines Krisenmanagements sinnvoll sein – umfassend oder punktuell.
Einer meiner Beratungsschwerpunkte ist die Einführung von Reportings und Steuerungsprozessen in Mittelstand und KMU. Gepaart mit 15 Jahren Erfahrung als Strategieberater und Projektmanager bringe ich professionelle Methoden, praktikable Tools und viel Umsetzungserfahrung mit. Somit kann ich schnell und zuverlässig Planungsergebnisse, Reportings und Prozess-Leitfäden liefern und Sie bei Ihrem Krisenmanagement unterstützen.
Dabei arbeite ich stets effizient und flexibel, seit langem auch Remote per E-Mail, Videokonferenz und Telefon. Insofern ist schnelle Unterstützung möglich. Bei Interesse kontaktieren Sie mich gern für ein unverbindliches Gespräch!
Möglichkeiten für die Zusammenarbeit
Bei den vorgestellten Themen sehe ich folgende Unterstützungsmöglichkeiten:
- Unterstützung bei der Datensammlung für die Szenarioentwicklung
- Auswertung von Kostendaten und Evaluation der Kostenparameter
- Erstellung von Planungen und Reportingstools in Excel
- Erarbeitung und Diskussion von GuV-Szenarien in einer Onlinekonferenz
- Definition der Datenanforderungen und Datenquellen für ein Forecasting-Tool
- Implementierungsbegleitung bei Umsetzung eines Forecasting-Prozesses
- Onlineworkshop zur Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs
- Online-Beratungsgespräche als „Hilfe zur Selbsthilfe“
- Fachliche Anleitung / Coaching interner Projektteams, Mitarbeiter
- Vorbereitung und Moderation der Forecasting Jour Fixe
Für ein unverbindliches Gespräch zum Kennenlernen und zur Diskussion Ihres Krisenmanagements stehe ich gern zur Verfügung.
Die Kontaktaufnahme ist denkbar einfach:
- Per E-Mail an info@gaenswein-consulting.de
- Per Telefon unter 0151-52100522
- Oder direkt über das Kontaktformular:
